Blog

Με επίκεντρο την αύξηση της παραγωγικότητας και την αξία που προσφέρει ο ανθρώπινος παράγοντας, οι Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού καλούνται να εντείνουν τη στρατηγική συμβολή τους στα εταιρικά αποτελέσματα. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να έχουν στη διάθεσή τους τα κατάλληλα εργαλεία τεχνολογίας ώστε να βελτιώσουν την πρόσβαση σε έγκαιρες και ακριβείς πληροφορίες που βοηθούν στις ενημερωμένες επιχειρηματικές αποφάσεις.

Οι τεχνολογικές λύσεις για τα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού που διατίθενται σήμερα στην αγορά ποικίλουν και μπορούν να ανταποκριθούν σε πολλαπλές ανάγκες. Οι επιλογές είναι πολλές και εξαρτώνται από τις επιχειρηματικές απαιτήσεις που ο κάθε οργανισμός επιθυμεί να καλύψει. Κάποια βασικά Human Resources Management Systems και οι τομείς που καλύπτουν είναι τα εξής:

• Βάση δεδομένων των εργαζομένων – Η βάση δεδομένων των εργαζομένων ή η βάση δεδομένων του ανθρώπινου δυναμικού είναι ένα κοινό χαρακτηριστικό σε όλα τα σχετικά συστήματα. Μπορεί να διαφέρουν αναφορικά με τις επιλογές και τις δυνατότητες που παρέχουν, αλλά τα εν λόγω συστήματα έχουν κάποιο είδος βάσης δεδομένων των εργαζομένων από την οποία τα στελέχη HR μπορούν να ξεκινήσουν. Μια τέτοια βάση είναι πιθανό να περιέχει πεδία για τις περισσότερες από τις πληροφορίες που αφορούν τους εργαζόμενους και δίνει τη δυνατότητα για βέλτιστη διαχείρισή τους.
• Μισθοδοσία – Πολλά HRMS προσφέρουν ως επιλογή εφαρμογές λογισμικού μισθοδοσίας. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τα οφέλη ενός ολοκληρωμένου πακέτου. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα αυτής της επιλογής είναι ότι όλα τα δεδομένα HR και Μισθοδοσίας περιέχονται σε ένα ενιαίο σύστημα. Ως εκ τούτου, η διπλή καταχώριση ή η μεταφορά των δεδομένων εξαλείφεται. Τα συστήματα που δεν περιλαμβάνουν μισθοδοσία προσφέρουν συνήθως μια ποικιλία διασυνδέσεων για να παρέχει σε τρίτους τη δυνατότητα της εισαγωγής ή εξαγωγής δεδομένων.
• Παρουσία – Ο χειροκίνητος εντοπισμός παρουσίας και δεδουλευμένων των εργαζομένων αποτελεί μια χρονοβόρα διαδικασία για τα στελέχη HR που δεν απολαμβάνουν τα πλεονεκτήματα ενός αυτοματοποιημένου HRMS.
• Ωρομέτρηση – Στο παρελθόν οι περισσότεροι προμηθευτές λογισμικού HR δεν προσέφεραν τη λύση της ωρομέτρησης. Συνήθως συνεργάζονταν με τρίτα μέρη και είχαν δημιουργήσει διασυνδέσεις για την εισαγωγή δεδομένων στο σύστημά τους.
  Ωστόσο, τα τελευταία λίγα χρόνια, πολλές εταιρείες παροχής HRMS έχουν αρχίσει να δημιουργούν τις δικές τους ολοκληρωμένες εφαρμογές για την καταγραφή των ωρών που χρησιμοποιούνται για τη μισθοδοσία. Τα δεδομένα του χρόνου μπορούν να συλλέγονται με ποικιλία τρόπων. Ο ευκολότερος είναι ένα απλό online φύλλο του χρόνου των εργαζομένων. Ο εργαζόμενος απλά εισάγει τις ώρες που εργάστηκε και υποβάλλει τις πληροφορίες. Μερικά web based συστήματα λειτουργούν όπως το ρολόι. Οι εργαζόμενοι συνδέονται κατά την άφιξή τους, εισάγουν την ώρα που κάνουν διάλειμμα κ.λπ.
• Διαχείριση Εκπαίδευσης – Τα περισσότερα, αν όχι όλα, Human Resources Management Systems ή οι εφαρμογές λογισμικού HR, παρέχουν τη δυνατότητα να παρακολουθείτε βασικά δεδομένα εκπαίδευσης, όπως όταν κάποιος εργαζόμενος παρακολούθησε ένα μάθημα και σκοπεύει να παρακολουθήσει και κάποιο άλλο. Κάποιοι κλάδοι εξ αντικειμένου πρέπει να παρακολουθούν πολλά περισσότερα δεδομένα κατάρτισης σε σχέση με κάποιους άλλους.  Μπορούν επίσης να παρακολουθούν την κατάρτιση που απαιτείται από το αντικείμενο της εργασίας. Μερικά συστήματα στην αγορά ενσωματώνουν το σύστημα διαχείρισης της εκπαίδευσης με ένα σύστημα Employee Self Service. Στην περίπτωση αυτή, οι εργαζόμενοι ενδέχεται να είναι σε θέση να δουν τις λεπτομέρειες μιας κατάρτισης ή να εγγραφούν on line σε κάποια εκπαίδευση.
• Διαχείριση Προσλήψεων – Πολλές on line επιλογές προσλήψεων προσφέρουν τη δυνατότητα να συνδέονται τα δεδομένα με την εταιρική ιστοσελίδα. Με αυτήν την επιλογή, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να υποβάλουν το βιογραφικό τους για θέσεις εργασίας απευθείας στο site της εταιρείας. Το πλεονέκτημα είναι ότι όλα αυτά τα δεδομένα καταγράφονται σε μια βάση δεδομένων που μπορεί στη συνέχεια να διερευνηθεί και να αναδειχθεί ο πιο κατάλληλος υποψήφιος. Μερικά συστήματα προχωρούν τη διαδικασία ένα βήμα παραπέρα, προσφέροντας ένα self-service σύστημα με το οποίο ο υποψήφιος μπορεί να δημιουργήσει ένα προφίλ και να παρακολουθεί τα στάδια της διαδικασίας πρόσληψης.
• Employee Self Service – Τα ESS συστήματα παρέχουν στους εργαζόμενους ή στους managers τη δυνατότητα πρόσβασης και, αν υπάρχει η σχετική έγκριση, τη δυνατότητα να αλλάξουν τα δεδομένα που σχετίζονται με τους ίδιους ή τους συνεργάτες\υφισταμένους τους σε απευθείας σύνδεση ή μέσω του intranet της εταιρείας. Τα πλεονεκτήματα των συστημάτων αυτών είναι προφανή. Οι managers και οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα να αναζητήσουν σημαντικές λεπτομέρειες σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό, χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσουν με τις Διευθύνσεις HR. Αυτά τα δεδομένα μπορεί να περιλαμβάνoυν απλές δημογραφικές λεπτομέρειες ή να περιλαμβάνουν πιο προσωπικά δεδομένα, στοιχεία για την ωρομέτρηση, την παρουσία στον εργασιακό χώρο, την εκπαίδευση τη διαχείριση της απόδοσης, τη διαχείριση της διαδοχής κατάστασης, πληροφορίες μισθοδοσίας κ.λπ. Τα περισσότερα συστήματα θα παρέχουν για κάποιο είδος της αυτοματοποιημένης ροής εργασιών. Όταν ένας εργαζόμενος κάνει μια αλλαγή στα δεδομένα, οι πληροφορίες μπορεί να αλλάξουν αυτόματα ή μπορεί να πρέπει να περάσουν από μια διαδικασία έγκρισης, κατά την οποία ο προϊστάμενός του μπορεί να εγκρίνει ή να αρνηθεί την αίτηση πριν το HR προβεί στην τελική αλλαγή.
• Manager Self Service – Ένα βασικό στοιχείο, και μερικές φορές πιο σημαντικό, του Employee Self Service είναι αυτό το Manager self-service που προαναφέρθηκε. Αυτή η υπηρεσία δίνει τη δυνατότητα να παρακολουθούν τα δεδομένα και, αν υπάρχει η εξουσιοδότηση να αλλάζουν τα δεδομένα σχετικά με τους άμεσους και έμμεσους συνεργάτες τους.
• Ειδοποιήσεις μέσω email – Τα περισσότερα λογισμικά HR τώρα πια προσφέρουν κάποιο σύστημα ειδοποίησης email. Το σημαντικό είναι πώς λειτουργούν αυτά τα συστήματα. Οι επαγγελματίες του HR έχουν την υποχρέωση να παρακολουθούν ένα σημαντικό αριθμό από ημερομηνίες που αφορούν τους ανθρώπους του οργανισμού. Αυτά τα στοιχεία μπορεί να περιλαμβάνουν γενέθλια, επετείους, επανεξέταση σε πιστοποιήσεις, ημερομηνίες υποχρεωτικής εκπαίδευσης κ.λπ. Με αυτές τις ειδοποιήσεις, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε αυτόματα ηλεκτρονικά μηνύματα που βασίζονται σε συγκεκριμένες ημερομηνίες.
• Παροχές εργαζομένων – Οι περισσότερες τεχνολογικές λύσεις HR παρέχουν δυνατότητα παρακολούθησης των δεδομένων παροχών σε εργαζόμενους. Με βάση αυτά τα δεδομένα οι Διευθύνσεις Ανθρώπινου Δυναμικού είναι σε θέση να υποβάλουν εισηγήσεις και αναφορές σχετικά με το ποιοι εργαζόμενοι έχουν ορισμένες επιλογές παροχών, ποιο είναι το κόστος για τους εργαζόμενους αλλά και τον εργοδότη. Τα περισσότερα HRMS έχουν παρόμοιες λειτουργίες. Βεβαιωθείτε ότι το σύστημα που θα επιλέξετε μπορεί να διαχειριστεί άμεσα τους υπολογισμούς που σχετίζονται με τα προγράμματα παροχών σας.
• Carrier Connect – Αυτό είναι ένα χαρακτηριστικό που έχει γίνει δημοφιλές τα τελευταία χρόνια. Με αυτήν την επιλογή, τα στελέχη HR έχουν τη δυνατότητα να μεταφέρουν δεδομένα που σχετίζονται με παροχές απευθείας στον πάροχο. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρήση των διασυνδέσεων. Αν ο προμηθευτής του λογισμικού HR δεν έχει συνεργαστεί με τον προμηθευτή των παροχών σας, θα πρέπει πιθανότατα να δημιουργήσει ένα interface το οποίο μπορεί αποδειχθεί δαπανηρή και χρονοβόρα υπόθεση.
• Έλεγχος θέσης – Τα HR Συστήματα συνήθως παρακολουθούν τα στοιχεία που σχετίζονται με τον εργαζόμενο όπως την εκπαίδευση, τις αμοιβές, την ανάπτυξη των εργαζομένων, τη μισθολογική εξέλιξη, την επαγγελματική ιδιότητα και συνδέονται άμεσα με το αρχείο των εργαζομένων. Τα Συστήματα ελέγχου Θέσης διαφέρουν στο ότι συνδέουν όλα αυτά τα δεδομένα, και τα δεδομένα που σχετίζονται με τις επιτακτικές ανάγκες της θέσης. Στην περίπτωση των δυνατοτήτων για αναφορές, αυτή είναι μια σημαντική διαφορά.
• Διαχείριση Απόδοσης και αποζημίωσης – Αυτό αναδεικνύεται σε ολοένα και πιο δημοφιλές σύστημα HR. Υπάρχουν κάποιες διαδικασίες που είναι πιο δύσκολο να τυποποιηθούν και πιο χρονοβόρες από τη διαδικασία της ανασκόπησης. Βασικά, αυτά τα συστήματα αυτοματοποιούν τη διαδικασία και μειώνουν τη γραφειοκρατία που σχετίζεται την ανασκόπηση. Οι managers θα αξιολογήσουν τους εργαζόμενους σύμφωνα κάποιες αρμοδιότητές.
• Πλάνα Διαδοχής – Με αυτές τις επιλογές, οι managers \προϊστάμενοι είναι σε θέση να καθορίσουν την πορεία της σταδιοδρομίας κάθε εργαζομένου και να εντοπίσουν τις απαιτήσεις για την επίτευξη αυτών των στόχων. Τα συστήματα αυτά μπορούν να ενσωματωθούν άμεσα με το λογισμικό αξιολόγησης της απόδοσης ή με τα συστήματα διαχείρισης της εκπαίδευσης.
• Συμμόρφωση με κυβερνητικές οδηγίες – Τα στελέχη του ανθρώπινου δυναμικού παρακολουθούν τη συμμόρφωση με τις κυβερνητικές οδηγίες κάτι που περιλαμβάνεται στα περισσότερα αν όχι σε όλα τα HRMS.
• Αναφορές – Κάθε λογισμικό HR προσφέρει κάποιο είδος αναφοράς και περιλαμβάνει ένα μεγάλο αριθμό τυποποιημένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τις πληροφορίες εντός του συστήματός σας. Η πολυπλοκότητα, η φιλικότητα προς τον χρήστη, καθώς και οι δυνατότητες αυτών των αναφορών διαφέρουν παρά πολύ. Θα πρέπει να δαπανηθεί κάποιος χρόνος για να εξετάσετε και αυτή την παράμετρο κατά την επιλογή λογισμικού HR.

πηγή hrpro.gr